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做好公文写作的“根”和“魂”

作者:杜彬日期:2018-09-24

公文,是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式、经过特定的程序形成和使用的书面材料,又称公务文件、公务文书。公文乃政事之先务,对企业而言,公文即是脸面,更是一项经济活动,公文质量直接反映了管理水平、重大问题分析掌控能力,也直接关系到企业的意志和政策的传达贯彻成效。公文的重要性可见一斑。在这里,谈谈我对公文写作的“根”和“魂”的理解和感悟。

一、公文“根”,即公文的“公”

对企业而言,公文就是表达公司意图和处理公务的一种文字载体。其基本属性即是法定的权威性、作者的法定性、程序的严格性、法定的程序、文体的规范性、语言的庄重性等。公文的制作要遵循各种规范和要求,它不像散文、诗歌,可以有无限的发挥余地,可以用五花八门的修辞手法,而公文语言平直自然、通俗易懂,反对浮华绮丽、诘屈聱牙、故弄玄虚。在企业,公文是公司决策部署的重要载体,也是推动决策落实的重要手段,我们要把公司的意图准确的传递出去,要方便、有效的办理各项事务,靠的就是具备法定的、规范的公文。做好公文写作、处理工作,确保公文严肃权威、务实管用、规范有效,对于新时代下企业的办文工作至关重要。如果这个“根”没坚持好,很多情况下就会耽误公司的决策部署,甚至还会贻笑大方耽误大事。

二、公文“魂”,即公文语言的思想性

坚持了公文的“根”,还须夯实公文的“魂”,这里的“魂”指的就是公文的正文,从事公文写作的人肯定都遇到过不知从何下笔或或为文而文的尴尬,总而言之就是公文缺乏真实性、思想性。要夯实这个“魂”,我认为,具体应该做实以下几方面的工作:

(一)做到知事而文

知事而文,对从事公文写作的人来说要全局知晓事件始末,掌握大量的信息确实不易,但从工作需要和避免为文而文的角度出发,又是一个不得不克服的难题。首先,要做好信息基础工作,要掌握信息,了解情况,要有较强的责任心和敏锐的洞察力,通过听、看、问、记、查等方式收集来自上下级及其他部门的各种信息,做好公司领导的各种会议讲话记录,与其他部门相关人员保持良好的沟通,甚至接受各方的批评和意见,以获取有价值的信息。其次,要做好信息的提炼和筛选工作,将收集的信息作由表及里、由浅到深的加工,对信息的把握有一个相对本质的认识。只有这样,才能做到心中有数,才能写出符合工作实际的文章来。

(二)做到语言精准

公文写作首先要注重语言精练、用语准确,应保证公文语言表达的朴素性,不要刻意追求华章丽句,每个词每句话必须做到概念准确、措词得体、把握分寸,前后照应,防止歧义、前后矛盾,一般情况下,不用方言词语和语法,不用生造词、网络词;同时,要根据文种、内容、功用和行文方向来选择词语的感情色彩和语气特征,涉及数据的内容要审核校对确保准确。一句话,干净利落,言简意赅的文稿更能表达意图、传递信息,更易办好事务,也便于贯彻执行。

(三)做到行文的思想性

公文作为公司办理各项事务的载体、长传下达的工具,无论是什么文种,其目的都是解决问题、联系工作、交换意见等,换言之,要做到行文有的放矢,就要准确把握公文写作的目的。比如请示,下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文,即在本单位权限范围内无法决策的重要事项或遇到克服不了的困难,请求上级机关给以明确的答复、批准,体现的都是经营管理的需要,目的都是为了解决问题;比如通知,即带有指示性和指导性的下行文,无论是工作部署,还是交待任务、政策措施、具体办法和应该注意事项等,就是告诉收文对象要干什么、怎么干,目的也都是为了解决问题。所有的公文其实都有一个共同点,必须坚持实事求是的立场、观点来观察和分析问题,有理论依据,又有实践高度,具有较强的针对性、交换性、思维性。一句话,没有思想高度的公文就会在事实面前黯然失色。

做好公文写作的“根”和“魂”,是我们应该持续探讨的课题,正所谓纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。

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